Para todas aquellas oficinas que cuenten con envíos regulares y masivos de correo es recomendable que cuente con al menos un sistema de plegado y ensobrado de cartas, ya que gracias a estos sistemas es posible reducir tanto el tiempo como los diferentes gastos asociados a los diferentes procesos de ensobrado, especialmente cuando se está realizando un gran envío de correo y este ha de ser insertado en sus respectivos sobres, de este modo se consigue que el proceso de ensobrado se haga de una manera más eficiente y productiva por parte de la empresa, y esta además pueda ahorrar tiempo para realizar el envió.
Las máquinas de plegado de papel son unas máquinas muy útiles para cualquier empresa independientemente de su tamaño y volumen de negocio, ya que permiten un ahorro de tiempo y además se libera el personal encargado de realizar esta función de plegado y puede por lo tanto dedicar su jornada laboral a realizar otras tareas más importantes dentro de la empresa. También hay que tener presente que las pilas de papel libre ahora se encontrarán libres de fricción y gracias al automatizado de este proceso también se van a poder plegar todos los volúmenes de papel que la empresa necesite, de esta forma las personas destinatarias del correo verán en el mismo un aspecto más profesional y por lo tanto también se ganará vistosidad por parte del usuario, que tendrá más en cuenta la información enviada en el correo.
Existe una gran cantidad de oficinas que encuentran mucho más útil para la empresa el disponer de una máquina que se encargue del doblado e insertado de las cartas que se envían en los sobres, ya que gracias a este tipo de automatización de este proceso el envío de correo se hace mucho menos tedioso que el tener simplemente una máquina que se encarga tan solamente de realizar el trabajo de plegado, pero que para la introducción de las cartas se necesita de personal. De esta manera la mayor parte de las empresas que cuentan con una máquina de plegado a su vez van a acabar adquiriendo la máquina de insertado de las cartas, consiguiendo de esta manera el automatizado de todo el proceso de envío masivo de correspondencia.
El principal beneficio que presenta este tipo de máquina es que le permite al negocio ahorrarse una considerable cantidad de dinero en gastos de personal, ya que el coste de pago por carta de un empleado será de un mínimo de 5 céntimos por carta, mientras que en la automatización del proceso se calcula que el coste es de 25 euros a la semana para todo el correo que se puede enviar, de esta manera el tener una máquina de ensobrado va a permitir que la empresa se ahorre más de 100 euros al mes solo en el envío de cartas.
Otra de las ventajas que presenta la automatización del ensobrado se encuentra destinada en el personal, ya que se libera a estos para que desempeñen funciones de mayor importancia dentro de la empresa, que las de ensobrar solamente la correspondencia, además de un ahorro de tiempo, ya que una persona puede llegar a ensobrar alrededor de 100 cartas por hora, mientras que una máquina de estas características puede llegar a ensobrar unas 1.300 cartas en el mismo tiempo.
Las máquinas de ensobrado a su vez permiten la inclusión de una publicidad adicional junto con el correo, con el objetivo de que la empresa pueda aumentar sus ventas y también la posibilidad de mejorar el valor del correo, ya que estas máquinas van a hacer que el correo se encuentre correctamente doblado y colocado en la dirección del remitente postal en la ventana de cada sobre, de esta manera el correo va a parecer que se encuentra realizado de una manera profesional. Dependiendo del modelo de máquina que se utilice el correo se va a ver más personalizado y por lo tanto cada destinatario del mismo va a poder observar que la cantidad de documentos adjuntados se encuentran realizados en una perfecta pieza de correo..